En este tutorial, conozca los problemas comunes en la liberación de horarios en eAgenda y sus posibles soluciones. Aquí abordamos las principales dificultades enfrentadas en la configuración de horarios y citas, además de presentar estrategias eficaces para garantizar un funcionamiento fluido y sin contratiempos.

I – Primeros Pasos

Al acceder al enlace de reserva, las fechas se muestran, pero los horarios no aparecen. Para resolverlo, haga clic en Actualizar en su agenda. Para una guía detallada, consulte el Paso V.
Si el error persiste después de verificar el paso anterior, revise la duración de sus servicios y la duración de la cita configurada. Para una guía detallada, consulte el Paso IV.
Si el problema persiste después de realizar el paso anterior, verifique las configuraciones de anticipación mínima y máxima. Para una guía detallada, consulte el Paso II.
Después de verificar todas las etapas anteriores y si el problema persiste, acceda a la pestaña Ver Mi Agenda. Si los horarios aparecen bloqueados en gris con el mensaje Evento vía Google Calendar, será necesario eliminar los eventos de la sincronización con Google. Para una guía detallada, consulte el Paso III.

II – Configuración Incorrecta de Anticipación Máxima y Mínima

Anticipación Mínima

La anticipación mínima es un parámetro configurado en sistemas de agendamiento que define el intervalo de tiempo mínimo necesario entre el momento en que un cliente intenta agendar un servicio y el horario real de la cita. En otras palabras, establece “cuánto tiempo antes” un cliente debe hacer la reserva para que la cita sea considerada válida.

Anticipación Máxima

Mientras que la anticipación mínima define el intervalo mínimo necesario entre el momento del agendamiento y la cita, la anticipación máxima establece el intervalo máximo permitido para que un cliente pueda agendar un servicio.

En otras palabras, la anticipación máxima limita “cuánto tiempo antes” un cliente puede realizar un agendamiento. Se utiliza para evitar que los clientes programen citas muy lejanas en el futuro, lo que puede dificultar la planificación o causar incertidumbres en el calendario.

Ejemplo para entender la anticipación máxima:

Suponga que administra un sistema de agendamiento para consultas médicas y define las siguientes reglas:

Anticipación mínima: 24 horas.
Anticipación máxima: 30 días.

Esto significa:

Un cliente solo puede agendar una consulta con un mínimo de 24 horas de anticipación al horario deseado (regla de anticipación mínima).
El cliente solo puede agendar una consulta con un máximo de 30 días de anticipación al horario deseado (regla de anticipación máxima).

Por lo tanto:

Si hoy es 31/03, el cliente podrá agendar consultas para cualquier día entre el 01/04 (debido a la anticipación mínima) y el 29/04 (debido a la anticipación máxima).
Consultas para el 30/04 o fechas posteriores no estarán disponibles, ya que exceden el límite de 30 días.

Observe que, con la anticipación mínima definida como 24 horas, el día 31/03 no estará disponible para agendamiento.

III – Bloqueos de Horarios en Google Calendar

El bloqueo de su agenda por Google es un problema común que ocurre después de realizar la integración con Google Calendar y la subsecuente sincronización con la agenda de Google. En este proceso, los eventos ya existentes en Google Calendar se replican en su agenda de eAgenda, resultando en el bloqueo de los horarios disponibles.

Solución

Acceda al menú lateral y haga clic en Integraciones > Google Calendar.

A continuación, haga clic en el botón Importar Citas.

Será redirigido a la pestaña Sincronización de Agendas, donde podrá visualizar los eventos de Google. Para liberar los horarios bloqueados, simplemente haga clic en el ícono de Eliminar (Papelera) al lado del evento que desea remover.

Hecho esto, sus horarios en eAgenda estarán liberados nuevamente para agendamientos.

IV – Duración de Atención/Servicios Mayor que el Período de Atención

Configurar la duración de la atención/servicio como mayor que el intervalo de tiempo disponible para atención es un error común. Por ejemplo: si la atención está definida de 8h a 10h30, pero el servicio está configurado con una duración de 3 horas, ocurrirá un error, resultando en la imposibilidad de generar los horarios correctamente.

Observe que la duración del servicio es mayor que el tiempo disponible para atención, resultando en un error en el sistema.

V – Cambios en los Horarios de Atención

Un comportamiento común que puede confundirse con un error es la renderización de nuevos horarios. Al realizar cambios en los horarios de la agenda, el sistema necesita procesar las actualizaciones para disponibilizar los nuevos horarios. En ese intervalo, al acceder al enlace de reserva, el cliente puede visualizar las fechas disponibles, pero los horarios aún no estarán cargados. Este escenario, muchas veces, termina siendo interpretado como un error.

Para resolverlo, es muy sencillo: acceda en el menú lateral a la pestaña Agenda > Configuración. En la agenda deseada, haga clic en Actualizar.

Conclusión

En este tutorial, conoció los errores más comunes. Esperamos que esto haya ayudado a resolver el problema. Si el error persiste, contacte al soporte. Aproveche para conocer nuestro Blog y resolver otras dudas o acceda a nuestro canal de YouTube.

Mupi Systems posee diversas soluciones tecnológicas para todos los tipos de negocios. Conozca nuestras plataformas que traen innovación al mercado.