La presencia de acompañantes es bastante común en situaciones especiales. Un buen ejemplo de esto es la prueba del vestido de novia, que generalmente ocurre en compañía de personas cercanas e importantes para la novia, haciendo de ese momento algo aún más significativo y cargado de emoción.

Para evitar la sobrepoblación en el ambiente y garantizar que el equipo pueda ofrecer una atención de calidad, es esencial mantener una organización adecuada. Pensando en esto, el sistema eAgenda permite configurar un límite máximo de participantes por horario, incluyendo el número de acompañantes permitidos.

Esta funcionalidad contribuye a un control más eficiente de la agenda, mejora la experiencia de los clientes y optimiza la rutina del equipo involucrado.

Paso a Paso: Límite de Personas por Horario

En el menú lateral, haz clic en Agenda → Configuración

Después de seguir el paso anterior, serás redirigido a la página de Configuración de Agendas. A continuación, haz clic en Configurar en la agenda que deseas ajustar.

En la configuración de la agenda, accede a la pestaña Horarios.

A continuación, localiza la opción Agendamientos por Horario.

Si la atención es individual (un cliente por horario): indica (Ej.: “1”).
Si hay varios profesionales disponibles: indica el número correspondiente a la cantidad de personas que pueden ser atendidas en el mismo horario (ej.: “10”).
Si la atención ocurre en grupo, como clases o sesiones en conjunto, debes indicar el límite de participantes por horario, por ejemplo, “5”.

Importante: será necesario habilitar la funcionalidad de atenciones simultáneas, ya que en este caso, las 5 personas estarán juntas con un único responsable.

Configurando el Límite de Acompañantes

Para definir los límites de acompañantes en un agendamiento, es necesario acceder a las Configuraciones Avanzadas en la configuración de la agenda. En esa área, localiza la sección llamada Configuración de Acompañantes, donde será posible gestionar todos los parámetros relacionados con esta funcionalidad.

Antes de cualquier configuración, es fundamental activar la opción que permite la inclusión de acompañantes en el momento del agendamiento. Solo después de esta activación el sistema mostrará las opciones para definir las reglas deseadas.

Entre estas reglas, podrás configurar el número máximo de acompañantes permitidos por agendamiento, garantizando que el control de capacidad y organización de la atención sea respetado. Esta funcionalidad es especialmente útil en atenciones colectivas, eventos o situaciones en las que el cliente puede estar acompañado de familiares, amigos u otros participantes.

1. Solicitar Datos completos de los Acompañantes

Al activar esta opción, durante el proceso de agendamiento, se le solicitará al cliente que informe la cantidad de acompañantes que lo acompañarán en la atención. Además, el sistema exigirá el llenado de cierta información esencial sobre cada uno de los acompañantes, como nombre completo, fecha de nacimiento y otros datos que puedan ser relevantes para el servicio prestado. Esta funcionalidad es especialmente útil en atenciones colectivas o familiares, garantizando mayor control, organización y seguridad en la información registrada. De esta forma, es posible planificar mejor la capacidad de atención y ofrecer una experiencia más eficiente y personalizada para todos los involucrados.

Acompañantes

Ejemplo:

2. Máximo de Acompañantes

Aquí defines el número máximo de acompañantes permitidos por agendamiento. Esta configuración ayuda a mantener el control de la cantidad de personas presentes durante la atención.

3. Contar Acompañantes

Al habilitar esta opción, el sistema considera a los acompañantes en el límite total de personas permitidas para ese horario. Por ejemplo: si el espacio admite hasta 20 personas y un cliente agenda trayendo 5 acompañantes, quedarán disponibles solo 14 cupos para otros agendamientos o acompañantes. Esto evita la sobrepoblación y garantiza que todos los presentes reciban una atención adecuada.

Conclusión

En resumen, en este tutorial aprendiste a configurar en eAgenda el límite máximo de participantes por horario. Se mostró cómo acceder a las configuraciones de la agenda para ajustar el número de agendamientos simultáneos y activar la funcionalidad de acompañantes.

Además, viste cómo solicitar datos completos de los acompañantes durante el agendamiento, definir el máximo permitido y optar por contabilizarlos en el límite total de personas por horario. Estas configuraciones ayudan a evitar la sobrepoblación, mejorar la organización de la atención y garantizar una experiencia más eficiente y segura para clientes y equipo. Finalmente, se indicaron fuentes adicionales de soporte y contenido para profundizar en el uso de la plataforma.

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